Controle Interno como Vetor/Segurança patrimonial nas empresas de Pequeno e Médio Porte
1 INTRODUÇÃO
Em um cenário globalizado e altamente competitivo, a empresa tem uma constante preocupação em controlar todas as atividades que envolvem a organização. A falta de controle pode ocasionar grandes transtornos tanto para os funcionários como para os clientes, com isso, o gestor da Com a concorrência acirrada na atualidade é preciso encontrar meios de organização e empresa tem como responsabilidade a implantação de um sistema para averiguar, controlar suas atividades e proteger o seu patrimônio.
Para assegurar o bom andamento da empresa é preciso o uso contínuo do controle interno, por conseguinte, a mesma tem como objetivo minimizar erros, fraudes, prevenir e identificar qualquer ameaça. Controle interno é uma ferramenta da contabilidade no processo de gestão para uma maior segurança, bem elaborado facilita as atividades da organização.
O controle interno dentro de uma organização forma um conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas que tem como objetivo primordial proteger o patrimônio da empresa, produzir dados contábeis confiáveis e consistentes, no intuito de auxiliar o gestor na administração da entidade.
O controle interno tem sua aplicação nos mais diversos setores de qualquer que seja a entidade, relatando os seus conceitos, suas áreas de atuação como: tesouraria, estoques, folha de pagamento, contas a receber e a pagar, compras entre outros. Por conseguinte, o objetivo é demonstrar papel do controle interno e sua importância. Detalhar os elementos primordiais no bom funcionamento da empresa e abordar a importância do gestor em controle interno.
Através de uma análise podemos perceber a importância e a influência do gestor em controle dentro da organização, porém, como este gestor pode ajudar nos objetivos da empresa e no cumprimento de metas? Qual a sua função e o seu papel dentro da entidade?
1.1 JUSTIFICATIVA
A escolha do tema foi baseada no desejo de mostrar a importância do controle interno e da necessidade de entender como funciona todo o seu processo, no sentido de melhorar o desenvolvimento da empresa e de cada profissional inserido na organização.
Esse tema que aparentemente é tão simples é na realidade bastante complexo, mais possui um enorme significado, já que é um fator relevante como ferramenta para realizar um maior controle para a empresa e para cada colaborador.
A cada dia aparecem novos desafios para as empresas, no entanto, surge a necessidade de um maior controle interno e de informações para se adequar ao dia a dia com o intuito de superar novas situações, pois, as mudanças estão em constantes alterações e é preciso estar preparado para a atualidade.
O controle interno deve ser estruturado pela empresa, para uma maior segurança. Utilizando de forma correta os casos de fraudes, erros e procedimentos ilegais poderão ser detectados e corrigidos, por conseguinte, é necessário que o gestor responsável pelo setor faça uma verificação habitual.
O papel principal do controle consiste na observação para corrigir erros, na verificação e fiscalização administrativa, evitar informações distorcidas, pois todos estes itens produzem reflexos no seu patrimônio. Uma organização com um controle interno excelente ainda assim haverá erros, por mais que se verifique a confiabilidade desses controles, o ser humano é passível de erros mesmo com um controle rigoroso sempre haverá uma brecha.
O setor de Recursos humanos é uma ferramenta fundamental no processo do controle, pois funcionários bem treinados executarão suas atividades com maior segurança, sendo assim, minimizará as chances de erros. Se tudo pode ser medido e controlado, é um sinal de organização.
1.2 PROBLEMÁTICA
A necessidade de controle se dá pela ausência operacional de se ter controles eficientes sobre todas as operações importantes da empresa. No entanto, como inseri-las de forma a auxiliar o crescimento pessoal e profissional dos colaboradores para serem profissionais mais responsáveis e ajudar o gestor do controle interno na concretização dos princípios do controle interno, bem como mostrar a importância das informações contábeis dentro da organização e do controle interno para garantir a segurança patrimonial?
1.3 OBJETIVOS DO ESTUDO
A seguir, são apresentados os objetivos geral e específicos a serem alcançados neste trabalho de conclusão de curso.
1.3.1 Objetivo geral
Analisar a importância do controle interno para a garantia da segurança patrimonial, pois é uma fonte rica em informações que visa orientar o gestor, buscando novos caminhos para enfrentar os desafios existentes na empresa.
1.3.2 Objetivos específicos
Demonstrar
o papel do controle interno, buscando novas técnicas para a administração da organização;
Conhecer a importância do controle interno dentro do processo de gestão da empresa;
Detalhar os principais elementos do controle;
Mostrar o papel do profissional de contabilidade e controle interno na organização
2 CONTROLE INTERNO: CONCEITOS E DEFINIÇÕES
Nesta seção serão apresentados subtemas como: Origem do controle interno; Objetivos do controle interno; Princípios de controle interno; Profissional em contabilidade e controle interno.
2.1 ORIGEM DO CONTROLE INTERNO
A palavra controle tem sua origem do idioma francês que significa “Controle”, quer dizer, um conjunto de medidas, processos de um sistema, normas e técnicas. Ao buscar definições e conceitos de controle interno verificou-se a ausência de conhecimentos específicos do que se deve entender de controle interno e como aplicá-lo.
Historicamente falando a palavra controle, está ligada diretamente as finanças e consiste em fiscalizar se as atividades exercidas estão de acordo com as atividades e projetos implantados pela empresa. Sua origem se deu depois do século XV pela preocupação com a segurança e transparência das operações bancárias.
O controle interno é composto pelos planos de organização e pela coordenação dos métodos e medidas implantados pela empresa para proteger seu patrimônio, seus recursos líquidos e operacionais, por meio de atividades de fiscalização e verificação da fidedignidade dos administradores e da exatidão dos processos de manipulação de dados contábeis, provendo desta forma a eficiência operacional e a adesão às políticas e estratégias traçadas pela alta gestão. (OLIVEIRA, PERES JR. E SILVA, 2009, p. 71).
Podemos considerar uma das ferramentas mais importantes no desenvolvimento da empresa, onde cada área possui funções específicas para saber onde tem maior ou menor utilização de produtos. Com esse controle sabemos o total das despesas diárias e mensais, assim, também funciona com as receitas e com os setores que necessitam de um melhor desenvolvimento para diminuir gastos e maximizar lucros.
2.2 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO O objetivo principal é evitar erros, para que o patrimônio da empresa não corra nenhum tipo de risco desnecessário, manter em segurança os registros para eventuais consultas caso haja a troca de colaboradores e/ou supervisores, esse cuidado é fundamental.
Os objetivos do controle interno incluem a garantia de que as várias fases do processo decisório, o fluxo do registro e informações, a implementação das decisões e o feedback sobre medidas tomadas se revestem da necessária confiabilidade. (ANDRADE, 1999, p.59).
O controle interno funciona dentro da organização, através de um planejamento bem elaborado para a execução das atividades, por conseguinte, durante e após as atividades é feita uma avaliação periódica da atuação.
O controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenadas, aplicados em uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promoverem a eficiência operacional e estimular a obediência às normas administrativas estabelecidas. (GODOY, 1998, p.51).
Através da auditoria interna é desenvolvido o controle interno, pois será abordada uma gama de informações, possíveis falhas, avaliação de relatório, onde os mesmos irão passar opiniões e recomendações aos gestores responsáveis, que abrirá possibilidades de melhorias para evitar fraudes ente outros.
Segundo (FERREIRA, 2003, p. 35): “Controle interno é um processo, desenvolvido para garantir, com razoável certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa.”
2.3 PRINCÍPIOS DE CONTROLE INTERNO
Os princípios fundamentais do controle interno correspondem às normas, políticas e regras adotadas pela empresa.
O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa (ALMEIDA, 2009, p.63).
Os princípios do controle interno visam medidas que propiciem um bom funcionamento das operações nas organizações. Attie (1984, p. 63) enumera os seguintes:
a) delimitação exata da responsabilidade;
b) segregação de atividades de contabilização e de operacionalização;
c) comprovação das operações realizadas;
d) pessoal qualificado e treinado;
e) rotatividade entre funcionários nas atividades;
f) manuais e normas de procedimentos para as atividades;
g) sistemas de revisão e avaliação das operações.
Segundo Sá (2002), para seguir os princípios fundamentais do controle interno deve haver a existência de um plano de organização com a distribuição de responsabilidades; políticas de autorização e de registros das transações; zelo de elemento humano no desempenho das funções; e qualidade e responsabilidade do pessoal.
Um sistema de controle adequado de depende de pessoal qualificado, da utilização apropriada de técnicas e métodos de trabalho; da eficácia na aplicação das normas técnicas de contabilidade; da eficiência dos meios materiais utilizados e da aferição dos resultados obtidos (SÁ, 2002).
A administração da entidade é responsável pela implementação dos princípios fundamentais do sistema de controle interno, bem como monitorar se estão sendo seguidos, para que atinjam os objetivos determinados.
2.4 PROFISSIONAL EM CONTABILIDADE E CONTROLE INTERNO
O papel que o profissional em contabilidade desempenha na sociedade é de grande importância, pois, na medida em que o mesmo atua na entidade sendo de pequena, média e/ou grande empresa e de acordo com os seus relatórios contábeis e suas informações poderá posicionar o administrador em relação ao estado da empresa para traçar estratégias.
No entanto este profissional é indispensável para a vida das empresas, porém, muitos proprietários não têm noção da sua funcionalidade.
O contador deve estar no centro e na liderança deste processo, pois, do contrário, seu lugar vai ser ocupado por outro profissional. O contador deve saber comunicar-se com as outras áreas da empresa. Para tanto, não pode ficar com os conhecimentos restritos aos temas contábeis e fiscais. O contador deve ter formação cultural acima da média, inteirando-se do que acontece ao seu redor, na sua comunidade, no seu Estado, no seu País e no mundo. O contadordeve ter um comportamento ético-profissional inquestionável. O contador deve participar de eventos destinados à sua permanente atualização profissional. O contador deve estar consciente de sua responsabilidade social e profissional (NASI, 1994, p. 5).
O profissional de controle interno deve ter consigo seus princípios morais e éticos, pois, este profissional analisa, interpreta, fiscaliza e relata informações para passar ao administrador geral, por conseguinte, este administrador de acordo com o feedback terá controle de suas atividades e saberá usar seus recursos de forma segura.
O contador deve desempenhar aqui um papel importante nas negociações inter-regionais, assessorando, pesquisando, trazendo informações e elementos que assegurem o fluxo de informação contínua, que leva a uma tomada de decisão racional, devendo oferecer um serviço socialmente útil e profissionalmente eficiente, que não seja apenas fruto da experiência e da formação universitária recebida, mas também de seu compromisso de incrementar e renovar constantemente o caudal de seus conhecimentos em prol da unidade regional (MONTALDO, 1995, p. 32).
O profissional contábil deve mostrar suas habilidades por ser conhecedor dos dados e fazer com que o administrador consiga entender os relatórios, por conseguinte, que sejam transmitidos de forma transparente, clara e objetiva.
3 PRINCIPAIS COMPONENTES DO CONTROLE INTERNO DENTRO DO PROCESSO DE GESTÃO DA EMRPESA Nesta seção, o primeiro item a ser abordado é na área do controle aplicado na organização como: Fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, estoque e setor pessoal (RH).
No segundo item aborda os componentes do controle interno que são: Monitoramento, atividades de controle, avaliação de riscos, Ambientes de controle, informação e comunicação.
Com o terceiro e último item irá relatar os instrumentos do controle como: Sistema de controle contábil, financeiro, orçamentário, patrimonial e operacional.
3.1 ÁREAS DO CONTROLE APLICADO NA ORGANIZAÇÃO
A seguir, são apresentadas as áreas do Controle pertinentes e aplicáveis nas organizações.
3.1.1 Tesouraria (Fluxo de caixa)
O fluxo de caixa é um instrumento em que o administrador controla todas as transações financeiras como: Entrada e saída de dinheiro, sua rentabilidade, o saldo e débito diário, suas contas a pagar e a receber, com isso, o mesmo poderá de acordo com o que tem disponível financeiramente fazer investimentos.
O fluxo de caixa é uma demonstração onde informa as atividades operacionais, de investimento e de financiamento para determinado período. Através desta demonstração possibilita aos gestores a uma análise quanto a origem e a aplicação do dinheiro que circulou nas contas caixa e banco em um determinado período, demonstrando as mudanças ocorridas, suas origens e aplicações. (STICKNEY, 2001, p.28).
Este procedimento exige clareza em todas as operações para que a empresa possa honrar com seus compromissos. Além de arquivar todos os recibos de pagamentos para eventuais problemas que venham a surgir.
3.1.2 Contas a pagar
No setor de contas a pagar serve para garantir e averiguar as compras realmente recebidas para que possa ser liberado o pagamento. Também envolve as despesas fixas como: aluguel, água, luz, internet, folha de pagamento e os impostos que devem ser pagos mensalmente e/ou anualmente.
O controle adequado, de custos, gastos e tudo que gera uma obrigação a pagar, com normas internas, procedimentos para as compras, etc., pode contribuir para o bom desempenho e resultado da organização. (POTTMEIER, 2000, p. 48).
Segundo Godoy, contas a pagar é tudo o que envolve uma prestação de serviços e/ou contrato com descrição do bem adquirido, preço, recebimento e/ou frete constatado de acordo com a nota fiscal.
3.1.3 Contas a receber
Conta a receber significa vendas a prazo, no caso da empresa estudada, como boletos bancários. Requer muita atenção, pois, existe uma grande quantidade de boletos mensalmente para ser arquivado e confirmado o pagamento, se não, para possíveis cobranças e/ou negociações.
O objetivo do controle de contas a receber, visa principalmente fornecer garantia de que todo o recebimento quer via fundo de caixa, quer via instituição financeira é imediata e integralmente creditada em contas bancárias pertencentes à empresa, bem como corretamente registrados, de acordo com a origem, natureza e data dos ingressos.” (GODOY, 1998, p. 51).
É preciso que a empresa adote um sistema de controle como: endereço completo telefone para contato: Dois fones particulares e mais dois para referência pessoal, ponto de referência para eventuais cobranças e para monitorar os prazos de vencimentos. Por conseguinte, estes procedimentos era diminuir o risco de inadimplência, atrasos, ausência de pagamento.
3.1.4 Estoque
Estoque é a composição dos materiais que não são utilizados em determinado momento, mas que exigem em função de futuras necessidades. Estocar significa guardar algo para utilização futura. (CHIAVENATO, 2005, p. 136).
O importante está em conhecer o seu estoque para que seja usado de forma consciente e sem perda de material, pois é um gasto que a empresa teve para comprá-lo e mantê-lo estocado até o seu uso final. O controle do estoque deve ser considerado em relação à data de entrada, armazenamento, lançamento de inventário, controle da validade, organização do almoxarifado e confronto do inventário com os dados contábeis.
Excesso de estoque e por muito tempo, em falta, insuficiente ou atrasado deve ser evitado para não atrapalhar o funcionamento da organização. O importante é manter o equilíbrio.
3.1.5 Setor de pessoal (RH)
Alguns colaboradores podem prejudicar uma empresa, se não for desempenhado de forma correta o setor de RH, porém, com o recrutamento e seleção deve haver a capacitação de pessoas e que elas estejam satisfeitas.
Qualquer modificação do quadro de funcionários, contratação, demissão mal planejada pode gerar desgaste à empresa, tanto da parte do relacionamento empregado e empregador, como uma possível contingência trabalhista.
Diante de inúmeras exigências legais, cabe o gestor que atua na área buscar constante informação e conhecimento de legislação, atuar com dedicação, ética e responsabilidade de modo a contribuir para um bom desempenho administrativo.
Ao tomar conhecimento de irregularidades o controlador deverá apurar os fatos e agir de acordo com os princípios e a moral profissional, pois, os colaboradores são dinheiro vivo da entidade.
Ciclo operacional é o intervalo de tempo em que uma empresa gasta para executar todas as suas atividades operacionais até o atingir o seu objetivo, caracteriza-se no setor de pessoal (RH) como o prazo total que começa na seleção e contratação do colaborador e finaliza que sua rescisão contratual. Diante de observações no ambiente da pesquisa elenca-se abaixo as principais etapas deste ciclo:
Registro de pessoal;
Atualização dos arquivos de pessoal;
Formulação de adiantamentos;
Elaboração da folha de pagamento;
Conferencia da folha de pagamento;
Autorização para descontos em folha além dos descontos legais;
Controle no ponto com os dados do colaborador;
Mapa de férias para evitar o pagamento em dobro;
Apontamento de carga horária e hora extraordinária;
Cumprimento da legislação trabalhista, tributária e previdenciária;
Cartão de ponto.
O setor de departamento pessoal é um dos setores mais importantes da organização, pois, ele está ligado diretamente aos colaboradores e à lei.
3.2 COMPONENTES DO CONTROLE INTERNO
Nesta subseção, são apresentados os principais componentes do Controle Interno como: Monitoramento; Atividades de controle; Avaliação de riscos; Ambiente de controle e Informação e comunicação.
3.2.1 Monitoramento
No monitoramento é que se observa a eficiência e a qualidade do controle interno. “O monitoramento é realizado através de atividades gerenciais contínuas ou avaliações independentes ou de ambas as formas.” (MELLO, 2011, p.66).
Todo o processo de atividades da empresa deve ser monitorado. De acordo com o monitoramento e as avaliações podem ser modificadas as ações dos colaboradores, com isso, é necessário ser monitorado e avaliado constantemente o coletivo e o individual para fazer um balanço destas duas combinações, por conseguinte, usá-las de forma positiva.
3.2.2 Atividades de controle
As atividades de controle ocorrem em todas as organizações, em todas as funções inseridas dentro da mesma baseando-se nos objetivos e regras de cada empresa, são definidas de acordo com a natureza do controle, ou seja, administrativo e/ou contábil.
As atividades de controle são políticas normas e procedimentos que direcionam as
ações individuais na implementação das políticas de gestão de riscos, diretamente ou mediante a aplicação de tecnologia. (MELLO, 2011, p.86).
Nas atividades do controle devem ser consideradas as medidas adotadas pela empresa para enfrentar riscos que possam vir a prejudicar os objetivos organizacionais. As funções das atividades de controle são inseridas de acordo com os desenvolvimentos das atividades.
3.2.3 Avaliação de riscos
Avaliação de risco envolve todo o processo de avaliação e identificação destes riscos para evitar que atinjam os objetivos da empresa. Para isso, é importante que o gestor faça reuniões no mínimo semanalmente, para tentar eliminar estes possíveis riscos.
Na avaliação de risco é primordial observar três importantes aspectos como: A probabilidade de riscos, a frequência em que estes riscos ocorrem, e as ações do gestor para que possam ser corrigidos.
3.2.4 Ambiente de controle
O ambiente de controle está relacionado às normas, os princípios, a cultura organizacional responsável pelo andamento e pelas regras impostas pela empresa, é neste ambiente onde se encontram os valores, a integridade, e claro, os riscos. Com isso, são inseridas na entidade as definições de cargo e responsabilidades nas funções.
Dentro do processo de gestão são estabelecidas algumas diretrizes sobre a importância do controle interno, para a delegação de autoridade e responsabilidade, reter talentos, entre outros. 3.2.5 Informação e comunicação
A informação e a comunicação estão presentes em tudo o que fazemos, por onde passamos, tornando-se uma constante na nossa vida. Através dela que a administração passa através de um feedback as responsabilidades a serem cumpridas por cada setor.
Comunicação seja verbal e/ou escrita, sendo transmitida de forma clara e objetiva possibilita a execução correta do exercício proposto, e em tempo hábil de acordo com o que foi transmitido. Uma boa comunicação com o cliente possibilita melhores negociações e fidelização dos consumidores.
Na comunicação interna o meio pelo qual as informações são repassadas atualmente é transmitido verbalmente em reuniões e escrita via e-mail para responder confirmando as informações e/ou documentada e assinada por cada colaborador para confirmar a informação evitando assim falhas.
Comunicação externa permite o recebimento de informações dos acontecimentos fora da empresa, sendo assim, a mesma poderá se posicionar no mercado de forma mais segura. 3.3 INSTRUMENTOS DO CONTROLE
Os instrumentos de controle interno mais utilizado pelas organizações abrangem: O sistema de controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial.
A Constituição Federal dispõe:
A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. (CONSTITUIÇÃO FEDERAL DO BRASIL, 1988, ART. 70).
Nas organizações privadas o sistema de controle interno não é diferente, no entanto, também é necessária uma estrutura organizacional, sendo subordinado ao administrador em seus respectivos setores de forma integrada priorizando as funções e execução das atividades a serem desempenhadas de acordo com as normas e regras do estabelecimento.
3.3.1 Sistema de controle Contábil
No sistema de controle contábil é necessário o levantamento deste sistema com o intuito de avaliar o grau de segurança da instituição. No relatório de auditoria o acompanhamento dos ativos da empresa, como, verificação do ativo circulante e o ativo fixo, com isso, poderão eliminar as deficiências existentes. A resolução n° 321/72, do Conselho Federal de Contabilidade, dispõe o seguinte: Sistema Contábil e Controle Interno compreendem o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e o grau de confiança de seus dados contábeis, bem como promover a eficiência operacional.
Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhe garantam conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos. Os efeitos ocorridos através da realização de cada ato devem ser escriturados e levados, em tempo hábil, ao conhecimento dos administradores. (ATTIE, 2000, p. 199).
Segundo Arantes (1998, p. 175): É comum que os administradores deleguem sua responsabilidade de controle às áreas de apoio ou de assessoria para os departamentos da empresa. Neste caso, cada setor faz o seu balanço e envia para a administração geral, por conseguinte, fará uma reunião com os gerentes de cada departamento relatando os dados existentes.
Um bom administrador é mais cauteloso e atento ao controle, as informações dos relatórios, utilizam de acessória para ajudá-los na análise dos dados e ficar por dentro de tudo.
Um bom sistema contábil é o conjunto de articulações de dados, relatórios de finalidade específica, informações que permita traçar estratégias com o máximo possível de relevância e o mínimo de custos, atingindo assim, as necessidades dos gestores da empresa.
3.3.2 Sistema de controle Financeiro
O controle financeiro analisa a situação financeira da empresa, os investimentos, o melhor momento de fazer investimentos, o aumento de estoque, a troca do ativo fixo, analisa os prazos das contas a pagar e receber, bem como as despesas fixas e pagamento de funcionário.
Todo o sistema de controles financeiros e de qualquer outra natureza da entidade auditada, incluindo a estrutura organizacional, os métodos, os procedimentos e a auditoria interna, estabelecidos pelos administradores segundo os objetivos da entidade, que contribuem para que ela seja regularmente administrada de forma econômica, eficiente e eficaz, garantindo, assim, a observância das políticas determinadas pela administração, salvaguardando bens e recursos, assegurando a fidedignidade e integridade dos registros contábeis e produzindo informações financeiras e gerenciais confiáveis e tempestivas. (INTOSAI, 1991, p. 295).
Nas finanças também é de extrema importância a elaboração de um projeto e mapeá-lo para cumprir com suas obrigações em investimentos e despesas de acordo com a disponibilidade financeira da instituição. Porém, devem ser tratados os recursos da empresa de forma racional para garantir o sustento da empresa. Neste sistema orçamentário e financeiro, pode ser usado como ferramenta de planejamento de controle.
O controle das finanças permite que o administrador identifique quando e onde o dinheiro da organização foi gasto e quanto ganhou. Um bom controle financeiro exige que o gestor observe e anote as movimentações financeiras diariamente, registrando os dados e arquivando em relatórios para obter conclusões mais claras.
3.3.3 Sistema de controle Orçamentário
O processo do sistema de orçamento é o elemento principal do controle gerencial, pois elas significam a organização financeira em muitas empresas. Para WELSCH (1983, p. 21) define o planejamento e controle como “um enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades de planejamento, coordenação e controle da administração”.
Entende-se o orçamento como planejamento global da empresa e auxilia os gestores a conhecer os resultados operacionais na execução e no acompanhamento das atividades para alcançar metas e objetivos, podendo também, avaliar e corrigir a tempo as falhas detectadas. Neste processo pode ser utilizado para promover pessoas, pois avalia o colaborador individual, sua flexibilidade e adaptação as mudanças da organização.
A empresa deve preocupar se em controlar o que é importante e não se ater em demasia aos detalhes que pouco contribuem para geração de valor. As pessoas responsáveis pelos resultados devem participar ativamente da elaboração das metas orçamentárias, somente assim estará comprometidas com o desempenho”. (BORNIA E LUNKES, 2007, p.49).
O sistema orçamentário é uma ferramenta estratégica e de controle, buscando identificar a utilização desta estratégica para aumentar a participação das pessoas na elaboração do orçamento.
3.3.4 Sistema de controle Patrimonial
O controle patrimonial está relacionado as ações de registros e relatórios, identificação e coleta de dados, localização, existência e quantidade, condições históricas e o uso dos bens patrimoniais, da sua inclusão até a baixa final, seja por qual for o motivo.
O registro patrimonial tem sua correspondência direta em relação ao balanço financeiro da entidade, representando recursos imobilizados e suas respectivas atualizações. A avaliação patrimonial consiste na atribuição de valor monetário a itens do ativo e do passivo decorrentes de julgamento fundamentado em consenso entre as partes.
A atividade do controle patrimonial monitora e fiscaliza a movimentação de material de qualquer natureza, atualiza os dados e registros do cadastro geral dos bens, sejam eles móveis e/ou imóveis.
Através do controle verifica-se as inspeções periódicas, a fixação de chapas de tombamento e fiscalizam toda a movimentação dos bens ao longo da sua vida útil. A eficácia do controle dos bens móveis depende, fundamentalmente, da implantação e manutenção sistemática de registros administrativos e contábeis.
3.3.5 Sistema de controle Operacional O sistema de controle operacional está relacionado ao nível de execução das atividades inserida nas organizações, no entanto, tem como objetivo verificar os possíveis problemas falhas e/ou ineficiências que podem prejudicar o funcionamento normal da empresa, ou, para uma correção imediata. Este sistema é mais específico em relação as tarefas e operações.
De acordo com MINELLO ET AL. 2005. “A melhoria de desempenho da administração depende da capacidade de prevenção e controle do comportamento humano dentro da entidade”. No entanto, as informações, a capacidade e o conhecimento de seus integrantes como um todo interferem diretamente nas etapas do processo de controle operacional.
Segundo Fiqueiredo, (1997): “Controle operacional se ocupa em assegurar que as tarefas definidas pela entidade, em especial nos patamares mais baixos da hierarquia de atividades estejam sendo realizadas de forma eficiente”.
6 CONCLUSÃO
Com este estudo foi abordado à importância do controle interno dentro da empresa, os principais elementos, as áreas, os instrumentos e toda gama de características com o intuito de posicionar o gestor e identificar eventuais falhas e/ou erros, sendo que seus resultados foram inevitáveis.
Na pesquisa pode-se concluir que suas técnicas são de grande importância e o resultado disso o aumento da qualidade do serviço prestado no meio de tantas empresas, sendo assim, sua importância é indiscutível para o sucesso da organização e mais ainda sendo do setor de prestação de serviço.
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Para assegurar o bom andamento da empresa é preciso o uso contínuo do controle interno, por conseguinte, a mesma tem como objetivo minimizar erros, fraudes, prevenir e identificar qualquer ameaça. Controle interno é uma ferramenta da contabilidade no processo de gestão para uma maior segurança, bem elaborado facilita as atividades da organização.
O controle interno dentro de uma organização forma um conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas que tem como objetivo primordial proteger o patrimônio da empresa, produzir dados contábeis confiáveis e consistentes, no intuito de auxiliar o gestor na administração da entidade.
O controle interno tem sua aplicação nos mais diversos setores de qualquer que seja a entidade, relatando os seus conceitos, suas áreas de atuação como: tesouraria, estoques, folha de pagamento, contas a receber e a pagar, compras entre outros. Por conseguinte, o objetivo é demonstrar papel do controle interno e sua importância. Detalhar os elementos primordiais no bom funcionamento da empresa e abordar a importância do gestor em controle interno.
Através de uma análise podemos perceber a importância e a influência do gestor em controle dentro da organização, porém, como este gestor pode ajudar nos objetivos da empresa e no cumprimento de metas? Qual a sua função e o seu papel dentro da entidade?
1.1 JUSTIFICATIVA
A escolha do tema foi baseada no desejo de mostrar a importância do controle interno e da necessidade de entender como funciona todo o seu processo, no sentido de melhorar o desenvolvimento da empresa e de cada profissional inserido na organização.
Esse tema que aparentemente é tão simples é na realidade bastante complexo, mais possui um enorme significado, já que é um fator relevante como ferramenta para realizar um maior controle para a empresa e para cada colaborador.
A cada dia aparecem novos desafios para as empresas, no entanto, surge a necessidade de um maior controle interno e de informações para se adequar ao dia a dia com o intuito de superar novas situações, pois, as mudanças estão em constantes alterações e é preciso estar preparado para a atualidade.
O controle interno deve ser estruturado pela empresa, para uma maior segurança. Utilizando de forma correta os casos de fraudes, erros e procedimentos ilegais poderão ser detectados e corrigidos, por conseguinte, é necessário que o gestor responsável pelo setor faça uma verificação habitual.
O papel principal do controle consiste na observação para corrigir erros, na verificação e fiscalização administrativa, evitar informações distorcidas, pois todos estes itens produzem reflexos no seu patrimônio. Uma organização com um controle interno excelente ainda assim haverá erros, por mais que se verifique a confiabilidade desses controles, o ser humano é passível de erros mesmo com um controle rigoroso sempre haverá uma brecha.
O setor de Recursos humanos é uma ferramenta fundamental no processo do controle, pois funcionários bem treinados executarão suas atividades com maior segurança, sendo assim, minimizará as chances de erros. Se tudo pode ser medido e controlado, é um sinal de organização.
1.2 PROBLEMÁTICA
A necessidade de controle se dá pela ausência operacional de se ter controles eficientes sobre todas as operações importantes da empresa. No entanto, como inseri-las de forma a auxiliar o crescimento pessoal e profissional dos colaboradores para serem profissionais mais responsáveis e ajudar o gestor do controle interno na concretização dos princípios do controle interno, bem como mostrar a importância das informações contábeis dentro da organização e do controle interno para garantir a segurança patrimonial?
1.3 OBJETIVOS DO ESTUDO
A seguir, são apresentados os objetivos geral e específicos a serem alcançados neste trabalho de conclusão de curso.
1.3.1 Objetivo geral
Analisar a importância do controle interno para a garantia da segurança patrimonial, pois é uma fonte rica em informações que visa orientar o gestor, buscando novos caminhos para enfrentar os desafios existentes na empresa.
1.3.2 Objetivos específicos
Demonstrar
o papel do controle interno, buscando novas técnicas para a administração da organização;
Conhecer a importância do controle interno dentro do processo de gestão da empresa;
Detalhar os principais elementos do controle;
Mostrar o papel do profissional de contabilidade e controle interno na organização
2 CONTROLE INTERNO: CONCEITOS E DEFINIÇÕES
Nesta seção serão apresentados subtemas como: Origem do controle interno; Objetivos do controle interno; Princípios de controle interno; Profissional em contabilidade e controle interno.
2.1 ORIGEM DO CONTROLE INTERNO
A palavra controle tem sua origem do idioma francês que significa “Controle”, quer dizer, um conjunto de medidas, processos de um sistema, normas e técnicas. Ao buscar definições e conceitos de controle interno verificou-se a ausência de conhecimentos específicos do que se deve entender de controle interno e como aplicá-lo.
Historicamente falando a palavra controle, está ligada diretamente as finanças e consiste em fiscalizar se as atividades exercidas estão de acordo com as atividades e projetos implantados pela empresa. Sua origem se deu depois do século XV pela preocupação com a segurança e transparência das operações bancárias.
O controle interno é composto pelos planos de organização e pela coordenação dos métodos e medidas implantados pela empresa para proteger seu patrimônio, seus recursos líquidos e operacionais, por meio de atividades de fiscalização e verificação da fidedignidade dos administradores e da exatidão dos processos de manipulação de dados contábeis, provendo desta forma a eficiência operacional e a adesão às políticas e estratégias traçadas pela alta gestão. (OLIVEIRA, PERES JR. E SILVA, 2009, p. 71).
Podemos considerar uma das ferramentas mais importantes no desenvolvimento da empresa, onde cada área possui funções específicas para saber onde tem maior ou menor utilização de produtos. Com esse controle sabemos o total das despesas diárias e mensais, assim, também funciona com as receitas e com os setores que necessitam de um melhor desenvolvimento para diminuir gastos e maximizar lucros.
2.2 OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO O objetivo principal é evitar erros, para que o patrimônio da empresa não corra nenhum tipo de risco desnecessário, manter em segurança os registros para eventuais consultas caso haja a troca de colaboradores e/ou supervisores, esse cuidado é fundamental.
Os objetivos do controle interno incluem a garantia de que as várias fases do processo decisório, o fluxo do registro e informações, a implementação das decisões e o feedback sobre medidas tomadas se revestem da necessária confiabilidade. (ANDRADE, 1999, p.59).
O controle interno funciona dentro da organização, através de um planejamento bem elaborado para a execução das atividades, por conseguinte, durante e após as atividades é feita uma avaliação periódica da atuação.
O controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenadas, aplicados em uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promoverem a eficiência operacional e estimular a obediência às normas administrativas estabelecidas. (GODOY, 1998, p.51).
Através da auditoria interna é desenvolvido o controle interno, pois será abordada uma gama de informações, possíveis falhas, avaliação de relatório, onde os mesmos irão passar opiniões e recomendações aos gestores responsáveis, que abrirá possibilidades de melhorias para evitar fraudes ente outros.
Segundo (FERREIRA, 2003, p. 35): “Controle interno é um processo, desenvolvido para garantir, com razoável certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa.”
2.3 PRINCÍPIOS DE CONTROLE INTERNO
Os princípios fundamentais do controle interno correspondem às normas, políticas e regras adotadas pela empresa.
O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa (ALMEIDA, 2009, p.63).
Os princípios do controle interno visam medidas que propiciem um bom funcionamento das operações nas organizações. Attie (1984, p. 63) enumera os seguintes:
a) delimitação exata da responsabilidade;
b) segregação de atividades de contabilização e de operacionalização;
c) comprovação das operações realizadas;
d) pessoal qualificado e treinado;
e) rotatividade entre funcionários nas atividades;
f) manuais e normas de procedimentos para as atividades;
g) sistemas de revisão e avaliação das operações.
Segundo Sá (2002), para seguir os princípios fundamentais do controle interno deve haver a existência de um plano de organização com a distribuição de responsabilidades; políticas de autorização e de registros das transações; zelo de elemento humano no desempenho das funções; e qualidade e responsabilidade do pessoal.
Um sistema de controle adequado de depende de pessoal qualificado, da utilização apropriada de técnicas e métodos de trabalho; da eficácia na aplicação das normas técnicas de contabilidade; da eficiência dos meios materiais utilizados e da aferição dos resultados obtidos (SÁ, 2002).
A administração da entidade é responsável pela implementação dos princípios fundamentais do sistema de controle interno, bem como monitorar se estão sendo seguidos, para que atinjam os objetivos determinados.
2.4 PROFISSIONAL EM CONTABILIDADE E CONTROLE INTERNO
O papel que o profissional em contabilidade desempenha na sociedade é de grande importância, pois, na medida em que o mesmo atua na entidade sendo de pequena, média e/ou grande empresa e de acordo com os seus relatórios contábeis e suas informações poderá posicionar o administrador em relação ao estado da empresa para traçar estratégias.
No entanto este profissional é indispensável para a vida das empresas, porém, muitos proprietários não têm noção da sua funcionalidade.
O contador deve estar no centro e na liderança deste processo, pois, do contrário, seu lugar vai ser ocupado por outro profissional. O contador deve saber comunicar-se com as outras áreas da empresa. Para tanto, não pode ficar com os conhecimentos restritos aos temas contábeis e fiscais. O contador deve ter formação cultural acima da média, inteirando-se do que acontece ao seu redor, na sua comunidade, no seu Estado, no seu País e no mundo. O contadordeve ter um comportamento ético-profissional inquestionável. O contador deve participar de eventos destinados à sua permanente atualização profissional. O contador deve estar consciente de sua responsabilidade social e profissional (NASI, 1994, p. 5).
O profissional de controle interno deve ter consigo seus princípios morais e éticos, pois, este profissional analisa, interpreta, fiscaliza e relata informações para passar ao administrador geral, por conseguinte, este administrador de acordo com o feedback terá controle de suas atividades e saberá usar seus recursos de forma segura.
O contador deve desempenhar aqui um papel importante nas negociações inter-regionais, assessorando, pesquisando, trazendo informações e elementos que assegurem o fluxo de informação contínua, que leva a uma tomada de decisão racional, devendo oferecer um serviço socialmente útil e profissionalmente eficiente, que não seja apenas fruto da experiência e da formação universitária recebida, mas também de seu compromisso de incrementar e renovar constantemente o caudal de seus conhecimentos em prol da unidade regional (MONTALDO, 1995, p. 32).
O profissional contábil deve mostrar suas habilidades por ser conhecedor dos dados e fazer com que o administrador consiga entender os relatórios, por conseguinte, que sejam transmitidos de forma transparente, clara e objetiva.
3 PRINCIPAIS COMPONENTES DO CONTROLE INTERNO DENTRO DO PROCESSO DE GESTÃO DA EMRPESA Nesta seção, o primeiro item a ser abordado é na área do controle aplicado na organização como: Fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, estoque e setor pessoal (RH).
No segundo item aborda os componentes do controle interno que são: Monitoramento, atividades de controle, avaliação de riscos, Ambientes de controle, informação e comunicação.
Com o terceiro e último item irá relatar os instrumentos do controle como: Sistema de controle contábil, financeiro, orçamentário, patrimonial e operacional.
3.1 ÁREAS DO CONTROLE APLICADO NA ORGANIZAÇÃO
A seguir, são apresentadas as áreas do Controle pertinentes e aplicáveis nas organizações.
3.1.1 Tesouraria (Fluxo de caixa)
O fluxo de caixa é um instrumento em que o administrador controla todas as transações financeiras como: Entrada e saída de dinheiro, sua rentabilidade, o saldo e débito diário, suas contas a pagar e a receber, com isso, o mesmo poderá de acordo com o que tem disponível financeiramente fazer investimentos.
O fluxo de caixa é uma demonstração onde informa as atividades operacionais, de investimento e de financiamento para determinado período. Através desta demonstração possibilita aos gestores a uma análise quanto a origem e a aplicação do dinheiro que circulou nas contas caixa e banco em um determinado período, demonstrando as mudanças ocorridas, suas origens e aplicações. (STICKNEY, 2001, p.28).
Este procedimento exige clareza em todas as operações para que a empresa possa honrar com seus compromissos. Além de arquivar todos os recibos de pagamentos para eventuais problemas que venham a surgir.
3.1.2 Contas a pagar
No setor de contas a pagar serve para garantir e averiguar as compras realmente recebidas para que possa ser liberado o pagamento. Também envolve as despesas fixas como: aluguel, água, luz, internet, folha de pagamento e os impostos que devem ser pagos mensalmente e/ou anualmente.
O controle adequado, de custos, gastos e tudo que gera uma obrigação a pagar, com normas internas, procedimentos para as compras, etc., pode contribuir para o bom desempenho e resultado da organização. (POTTMEIER, 2000, p. 48).
Segundo Godoy, contas a pagar é tudo o que envolve uma prestação de serviços e/ou contrato com descrição do bem adquirido, preço, recebimento e/ou frete constatado de acordo com a nota fiscal.
3.1.3 Contas a receber
Conta a receber significa vendas a prazo, no caso da empresa estudada, como boletos bancários. Requer muita atenção, pois, existe uma grande quantidade de boletos mensalmente para ser arquivado e confirmado o pagamento, se não, para possíveis cobranças e/ou negociações.
O objetivo do controle de contas a receber, visa principalmente fornecer garantia de que todo o recebimento quer via fundo de caixa, quer via instituição financeira é imediata e integralmente creditada em contas bancárias pertencentes à empresa, bem como corretamente registrados, de acordo com a origem, natureza e data dos ingressos.” (GODOY, 1998, p. 51).
É preciso que a empresa adote um sistema de controle como: endereço completo telefone para contato: Dois fones particulares e mais dois para referência pessoal, ponto de referência para eventuais cobranças e para monitorar os prazos de vencimentos. Por conseguinte, estes procedimentos era diminuir o risco de inadimplência, atrasos, ausência de pagamento.
3.1.4 Estoque
Estoque é a composição dos materiais que não são utilizados em determinado momento, mas que exigem em função de futuras necessidades. Estocar significa guardar algo para utilização futura. (CHIAVENATO, 2005, p. 136).
O importante está em conhecer o seu estoque para que seja usado de forma consciente e sem perda de material, pois é um gasto que a empresa teve para comprá-lo e mantê-lo estocado até o seu uso final. O controle do estoque deve ser considerado em relação à data de entrada, armazenamento, lançamento de inventário, controle da validade, organização do almoxarifado e confronto do inventário com os dados contábeis.
Excesso de estoque e por muito tempo, em falta, insuficiente ou atrasado deve ser evitado para não atrapalhar o funcionamento da organização. O importante é manter o equilíbrio.
3.1.5 Setor de pessoal (RH)
Alguns colaboradores podem prejudicar uma empresa, se não for desempenhado de forma correta o setor de RH, porém, com o recrutamento e seleção deve haver a capacitação de pessoas e que elas estejam satisfeitas.
Qualquer modificação do quadro de funcionários, contratação, demissão mal planejada pode gerar desgaste à empresa, tanto da parte do relacionamento empregado e empregador, como uma possível contingência trabalhista.
Diante de inúmeras exigências legais, cabe o gestor que atua na área buscar constante informação e conhecimento de legislação, atuar com dedicação, ética e responsabilidade de modo a contribuir para um bom desempenho administrativo.
Ao tomar conhecimento de irregularidades o controlador deverá apurar os fatos e agir de acordo com os princípios e a moral profissional, pois, os colaboradores são dinheiro vivo da entidade.
Ciclo operacional é o intervalo de tempo em que uma empresa gasta para executar todas as suas atividades operacionais até o atingir o seu objetivo, caracteriza-se no setor de pessoal (RH) como o prazo total que começa na seleção e contratação do colaborador e finaliza que sua rescisão contratual. Diante de observações no ambiente da pesquisa elenca-se abaixo as principais etapas deste ciclo:
Registro de pessoal;
Atualização dos arquivos de pessoal;
Formulação de adiantamentos;
Elaboração da folha de pagamento;
Conferencia da folha de pagamento;
Autorização para descontos em folha além dos descontos legais;
Controle no ponto com os dados do colaborador;
Mapa de férias para evitar o pagamento em dobro;
Apontamento de carga horária e hora extraordinária;
Cumprimento da legislação trabalhista, tributária e previdenciária;
Cartão de ponto.
O setor de departamento pessoal é um dos setores mais importantes da organização, pois, ele está ligado diretamente aos colaboradores e à lei.
3.2 COMPONENTES DO CONTROLE INTERNO
Nesta subseção, são apresentados os principais componentes do Controle Interno como: Monitoramento; Atividades de controle; Avaliação de riscos; Ambiente de controle e Informação e comunicação.
3.2.1 Monitoramento
No monitoramento é que se observa a eficiência e a qualidade do controle interno. “O monitoramento é realizado através de atividades gerenciais contínuas ou avaliações independentes ou de ambas as formas.” (MELLO, 2011, p.66).
Todo o processo de atividades da empresa deve ser monitorado. De acordo com o monitoramento e as avaliações podem ser modificadas as ações dos colaboradores, com isso, é necessário ser monitorado e avaliado constantemente o coletivo e o individual para fazer um balanço destas duas combinações, por conseguinte, usá-las de forma positiva.
3.2.2 Atividades de controle
As atividades de controle ocorrem em todas as organizações, em todas as funções inseridas dentro da mesma baseando-se nos objetivos e regras de cada empresa, são definidas de acordo com a natureza do controle, ou seja, administrativo e/ou contábil.
As atividades de controle são políticas normas e procedimentos que direcionam as
ações individuais na implementação das políticas de gestão de riscos, diretamente ou mediante a aplicação de tecnologia. (MELLO, 2011, p.86).
Nas atividades do controle devem ser consideradas as medidas adotadas pela empresa para enfrentar riscos que possam vir a prejudicar os objetivos organizacionais. As funções das atividades de controle são inseridas de acordo com os desenvolvimentos das atividades.
3.2.3 Avaliação de riscos
Avaliação de risco envolve todo o processo de avaliação e identificação destes riscos para evitar que atinjam os objetivos da empresa. Para isso, é importante que o gestor faça reuniões no mínimo semanalmente, para tentar eliminar estes possíveis riscos.
Na avaliação de risco é primordial observar três importantes aspectos como: A probabilidade de riscos, a frequência em que estes riscos ocorrem, e as ações do gestor para que possam ser corrigidos.
3.2.4 Ambiente de controle
O ambiente de controle está relacionado às normas, os princípios, a cultura organizacional responsável pelo andamento e pelas regras impostas pela empresa, é neste ambiente onde se encontram os valores, a integridade, e claro, os riscos. Com isso, são inseridas na entidade as definições de cargo e responsabilidades nas funções.
Dentro do processo de gestão são estabelecidas algumas diretrizes sobre a importância do controle interno, para a delegação de autoridade e responsabilidade, reter talentos, entre outros. 3.2.5 Informação e comunicação
A informação e a comunicação estão presentes em tudo o que fazemos, por onde passamos, tornando-se uma constante na nossa vida. Através dela que a administração passa através de um feedback as responsabilidades a serem cumpridas por cada setor.
Comunicação seja verbal e/ou escrita, sendo transmitida de forma clara e objetiva possibilita a execução correta do exercício proposto, e em tempo hábil de acordo com o que foi transmitido. Uma boa comunicação com o cliente possibilita melhores negociações e fidelização dos consumidores.
Na comunicação interna o meio pelo qual as informações são repassadas atualmente é transmitido verbalmente em reuniões e escrita via e-mail para responder confirmando as informações e/ou documentada e assinada por cada colaborador para confirmar a informação evitando assim falhas.
Comunicação externa permite o recebimento de informações dos acontecimentos fora da empresa, sendo assim, a mesma poderá se posicionar no mercado de forma mais segura. 3.3 INSTRUMENTOS DO CONTROLE
Os instrumentos de controle interno mais utilizado pelas organizações abrangem: O sistema de controle contábil, financeiro, orçamentário, operacional e patrimonial.
A Constituição Federal dispõe:
A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. (CONSTITUIÇÃO FEDERAL DO BRASIL, 1988, ART. 70).
Nas organizações privadas o sistema de controle interno não é diferente, no entanto, também é necessária uma estrutura organizacional, sendo subordinado ao administrador em seus respectivos setores de forma integrada priorizando as funções e execução das atividades a serem desempenhadas de acordo com as normas e regras do estabelecimento.
3.3.1 Sistema de controle Contábil
No sistema de controle contábil é necessário o levantamento deste sistema com o intuito de avaliar o grau de segurança da instituição. No relatório de auditoria o acompanhamento dos ativos da empresa, como, verificação do ativo circulante e o ativo fixo, com isso, poderão eliminar as deficiências existentes. A resolução n° 321/72, do Conselho Federal de Contabilidade, dispõe o seguinte: Sistema Contábil e Controle Interno compreendem o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e o grau de confiança de seus dados contábeis, bem como promover a eficiência operacional.
Uma empresa necessita constituir, para si, sistemas que lhe garantam conhecer os atos e eventos ocorridos em cada um dos seus segmentos. Os efeitos ocorridos através da realização de cada ato devem ser escriturados e levados, em tempo hábil, ao conhecimento dos administradores. (ATTIE, 2000, p. 199).
Segundo Arantes (1998, p. 175): É comum que os administradores deleguem sua responsabilidade de controle às áreas de apoio ou de assessoria para os departamentos da empresa. Neste caso, cada setor faz o seu balanço e envia para a administração geral, por conseguinte, fará uma reunião com os gerentes de cada departamento relatando os dados existentes.
Um bom administrador é mais cauteloso e atento ao controle, as informações dos relatórios, utilizam de acessória para ajudá-los na análise dos dados e ficar por dentro de tudo.
Um bom sistema contábil é o conjunto de articulações de dados, relatórios de finalidade específica, informações que permita traçar estratégias com o máximo possível de relevância e o mínimo de custos, atingindo assim, as necessidades dos gestores da empresa.
3.3.2 Sistema de controle Financeiro
O controle financeiro analisa a situação financeira da empresa, os investimentos, o melhor momento de fazer investimentos, o aumento de estoque, a troca do ativo fixo, analisa os prazos das contas a pagar e receber, bem como as despesas fixas e pagamento de funcionário.
Todo o sistema de controles financeiros e de qualquer outra natureza da entidade auditada, incluindo a estrutura organizacional, os métodos, os procedimentos e a auditoria interna, estabelecidos pelos administradores segundo os objetivos da entidade, que contribuem para que ela seja regularmente administrada de forma econômica, eficiente e eficaz, garantindo, assim, a observância das políticas determinadas pela administração, salvaguardando bens e recursos, assegurando a fidedignidade e integridade dos registros contábeis e produzindo informações financeiras e gerenciais confiáveis e tempestivas. (INTOSAI, 1991, p. 295).
Nas finanças também é de extrema importância a elaboração de um projeto e mapeá-lo para cumprir com suas obrigações em investimentos e despesas de acordo com a disponibilidade financeira da instituição. Porém, devem ser tratados os recursos da empresa de forma racional para garantir o sustento da empresa. Neste sistema orçamentário e financeiro, pode ser usado como ferramenta de planejamento de controle.
O controle das finanças permite que o administrador identifique quando e onde o dinheiro da organização foi gasto e quanto ganhou. Um bom controle financeiro exige que o gestor observe e anote as movimentações financeiras diariamente, registrando os dados e arquivando em relatórios para obter conclusões mais claras.
3.3.3 Sistema de controle Orçamentário
O processo do sistema de orçamento é o elemento principal do controle gerencial, pois elas significam a organização financeira em muitas empresas. Para WELSCH (1983, p. 21) define o planejamento e controle como “um enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades de planejamento, coordenação e controle da administração”.
Entende-se o orçamento como planejamento global da empresa e auxilia os gestores a conhecer os resultados operacionais na execução e no acompanhamento das atividades para alcançar metas e objetivos, podendo também, avaliar e corrigir a tempo as falhas detectadas. Neste processo pode ser utilizado para promover pessoas, pois avalia o colaborador individual, sua flexibilidade e adaptação as mudanças da organização.
A empresa deve preocupar se em controlar o que é importante e não se ater em demasia aos detalhes que pouco contribuem para geração de valor. As pessoas responsáveis pelos resultados devem participar ativamente da elaboração das metas orçamentárias, somente assim estará comprometidas com o desempenho”. (BORNIA E LUNKES, 2007, p.49).
O sistema orçamentário é uma ferramenta estratégica e de controle, buscando identificar a utilização desta estratégica para aumentar a participação das pessoas na elaboração do orçamento.
3.3.4 Sistema de controle Patrimonial
O controle patrimonial está relacionado as ações de registros e relatórios, identificação e coleta de dados, localização, existência e quantidade, condições históricas e o uso dos bens patrimoniais, da sua inclusão até a baixa final, seja por qual for o motivo.
O registro patrimonial tem sua correspondência direta em relação ao balanço financeiro da entidade, representando recursos imobilizados e suas respectivas atualizações. A avaliação patrimonial consiste na atribuição de valor monetário a itens do ativo e do passivo decorrentes de julgamento fundamentado em consenso entre as partes.
A atividade do controle patrimonial monitora e fiscaliza a movimentação de material de qualquer natureza, atualiza os dados e registros do cadastro geral dos bens, sejam eles móveis e/ou imóveis.
Através do controle verifica-se as inspeções periódicas, a fixação de chapas de tombamento e fiscalizam toda a movimentação dos bens ao longo da sua vida útil. A eficácia do controle dos bens móveis depende, fundamentalmente, da implantação e manutenção sistemática de registros administrativos e contábeis.
3.3.5 Sistema de controle Operacional O sistema de controle operacional está relacionado ao nível de execução das atividades inserida nas organizações, no entanto, tem como objetivo verificar os possíveis problemas falhas e/ou ineficiências que podem prejudicar o funcionamento normal da empresa, ou, para uma correção imediata. Este sistema é mais específico em relação as tarefas e operações.
De acordo com MINELLO ET AL. 2005. “A melhoria de desempenho da administração depende da capacidade de prevenção e controle do comportamento humano dentro da entidade”. No entanto, as informações, a capacidade e o conhecimento de seus integrantes como um todo interferem diretamente nas etapas do processo de controle operacional.
Segundo Fiqueiredo, (1997): “Controle operacional se ocupa em assegurar que as tarefas definidas pela entidade, em especial nos patamares mais baixos da hierarquia de atividades estejam sendo realizadas de forma eficiente”.
6 CONCLUSÃO
Com este estudo foi abordado à importância do controle interno dentro da empresa, os principais elementos, as áreas, os instrumentos e toda gama de características com o intuito de posicionar o gestor e identificar eventuais falhas e/ou erros, sendo que seus resultados foram inevitáveis.
Na pesquisa pode-se concluir que suas técnicas são de grande importância e o resultado disso o aumento da qualidade do serviço prestado no meio de tantas empresas, sendo assim, sua importância é indiscutível para o sucesso da organização e mais ainda sendo do setor de prestação de serviço.
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